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Gestion de projetOffice d'Organisation

Comment piloter avec le kit de planification ?

Dès la phase 1, la revue de projet hebdomadaire s'appuie sur le kit et le plan d'actions pour savoir si nous restons alignés avec les objectifs.

Planifier

Le kit de planification

Exemple

Ces trois supports sont établis au début de la phase 1, puis ajustés jusqu'à la clôture. Ils sont la base de tout le pilotage.

  1. Concevoir
  2. Réaliser
  3. Déployer
  4. Clôturer

Timing

Les échéances et le chemin jusqu'aux jalons.

Plan des livrables

Chaque livrable, son responsable, son statut.

Échéancier des coûts

  • Budget
  • Réel
  • Prévision

Les dépenses prévues et réelles, mois par mois.

Dès la phase 1, la revue met à jour ces supports, puis la boucle repart la semaine suivante.

Comment piloter avec le kit

Piloter

Rythme
Chaque semaine, 30 à 45 minutes.
Qui
Le chef de projet et les responsables de livrables.
Quand
De la phase 1 jusqu'à la clôture.

Voici comment se déroule une semaine type de pilotage.

Préparer la revue

Avant chaque revue, on met à jour quatre supports. Ce sont les seuls documents nécessaires au pilotage.

  • Timing

    Hebdo

    Suivre le planning : le chemin est-il réaliste ? Les échéances sont réajustées selon l'avancement réel.

  • Plan des livrables

    Hebdo

    Suivre les livrables et anticiper les déviations, avec un statut vert, orange ou rouge.

  • Échéancier des coûts

    Mensuel

    Suivre les dépenses (cumul de l'année et du projet) et prévoir les dépenses jusqu'à la fin.

  • Plan d'actions

    Hebdo

    Suivre le plan d'actions : c'est le premier point de l'ordre du jour.

Animer la revue

La revue dure 30 à 45 minutes et suit toujours le même ordre du jour.

  1. Plan d'actions : ce qui est clos, ce qui reste ouvert. Toujours le premier point.
  2. Livrables : seuls ceux en orange ou en rouge sont discutés.
  3. Écarts par rapport au planning et aux coûts, et leurs causes.
  4. Points bloquants et risques nouveaux ou aggravés.
  5. Décisions à prendre et nouvelles actions, avec responsable et échéance.

Suivre les décisions

Chaque livrable reçoit une couleur, et chaque problème devient une action avec un responsable et une échéance.

Couleurs des livrables

  • VertLe délai final n'est pas remis en cause.
  • OrangeDes retards pourraient impacter le délai final.
  • RougeLes retards demandent de replanifier le délai final.

À éviter

  • Passer la séance à commenter les tâches : la revue porte sur les livrables.
  • Constater un retard sans décider de mesure ni la consigner.
  • Espacer les revues quand le projet va mal — c'est le moment de les tenir.
  • Résoudre les problèmes en séance : la coordination se fait hors revue, en discussion ciblée.

Exemple de plan d'actions

StatutResponsableProblème et action décidéeÉchéance
En coursResp. ABesoins d'un service à clarifier : Mise à jour de la fiche besoinsSemaine 47
Non démarréResp. BDonnées obsolètes sur l'espace partagé : Nettoyage et mise à jourSemaine 48
TerminéResp. CListe de diffusion manquante : Création de la listeSemaine 45

Le rythme, les participants et les seuils d'alerte sont fixés dans le plan de gestion de projet.

Communiquer

Reporting régulier au mandant et aux parties prenantes, au rythme fixé dans le plan de gestion de projet.

Modèle de reporting